Elaboración de presupuestos y coordinación de estrategia corporativa

Por: Roberto Pérez Hernández :: Consultor ::

Recientemente estaba trabajando la preparación del presupuesto de gastos de una empresa a la cual brindo asesoría en materia financiera y administrativa, y como suele suceder, aunque lo haya realizado muchísimas veces en mi vida profesional, siempre aparecen elementos nuevos que llaman poderosamente la atención y sobre los que quiero en esta oportunidad compartir mi más reciente experiencia.

Resulta que esta empresa ha venido desarrollando un proceso de transformación que la ha llevado a niveles de crecimiento sin precedentes en su larga historia. Atención que no estamos hablando de una empresa recién creada, es una empresa que tiene más de 40 años de existencia, que ha pasado de manos de su fundador a la segunda generación y dentro de esa segunda generación de manos de uno de los hijos a otro. El tema de los cambios que llegan con la sucesión podría parecer algo poco frecuente, pero no lo es si se toma en cuenta que existen muchas empresas familiares, de larga data en nuestro país. 

La experiencia que deseo compartir es cómo las directrices establecidas por la gerencia general y la presidencia de esta organización están permeando de mejor manera hacia las gerencias o jefaturas de área a través de ciertos instrumentos como los presupuestos. Normalmente, se hace un plan estratégico en el que se establecen las pautas y objetivos que se proponen para la empresa en un determinado plazo. Si no hay piezas que “amarren” esos objetivos en un cuerpo común, se corre el riesgo de que en poco tiempo los elementos que conforman la organización se dispersen cada uno en su propio “metro cuadrado” procurando cumplimientos que en poco se integran a los objetivos generales.

Puedo decir que uno de los elementos críticos para que se genere una coordinación del más alto nivel y éxito, es la interacción que se genera cuando se trabaja en equipo para la elaboración de los presupuestos por área de una empresa. Como cada área de la empresa es interdependiente de las demás, es fundamental que haya un alto grado de comunicación, de conocimiento y más aún …de entendimiento (¿awareness?) entre las diferentes áreas de la empresa para lograr el éxito en el cumplimiento de los objetivos.

En este caso en particular, se hizo el enunciado de los grandes objetivos de la organización para el 2022 y 2023. No solo se comunicó, sino que se sensibilizó a las gerencias de área y a los colaboradores en los objetivos y metas que se pretenden alcanzar. Se desarrollaron reuniones en las que se orientó a cada gerencia sobre el comportamiento histórico de los presupuestos del área bajo su responsabilidad y se le brindó la posibilidad de que optara por alguna de las posibles técnicas a aplicar para elaborar su presupuesto de manera que responda a las decisiones de planificación y control definidas por la dirección de la empresa.

Por medio del apoyo directo a los diferentes gerentes se logran desarrollar alianzas y sociedades entre éstos: gerencia comercial con gerencia de operaciones, comercial con gerencia financiera, gestión del talento humano con áreas de producción, jefes de sucursales, TI, etc.  Esto se logra gracias a que se les hace ver por medio de la aplicación de herramientas como los presupuestos, que existe esa interdependencia y que para lograr los objetivos de un área debe de tenerse en cuenta qué función cumple cada uno dentro del proceso, particularmente en los macro-procesos.

Conociendo los aportes y necesidades de cada una de las áreas, compartiendo información, trabajando en equipo para resolver temas cruciales, es como se logra el direccionamiento de esfuerzos en un solo sentido, de manera que no haya fuerzas contrapuestas o dispersas. ¿Y el papel del consultor? Desarrollamos un enfoque basado en el esquema de administración de proyectos orientado a generar uno o varios entregables. Se desarrolla un cronograma de actividades que elimina la incertidumbre asociada a programas interminables. Con el adecuado empoderamiento, nos introducimos directamente en la esencia misma de la administración de la empresa, identificando disparadores tanto de motivación como de resistencia a los proyectos implementados.

La gestión del consultor permite desarrollar mecanismos de comunicación que normalmente se dificultan entre jefes y dirigidos, abriendo nuevos puentes de comunicación y coordinación entre las partes. Se da seguimiento estricto a plazos, KPI’s y hechos relevantes sin los usuales compromisos que suele haber entre colegas, que son más permisivos que efectivos para las empresas. El contar con el apoyo de una consultoría bajo este esquema, ayuda a las empresas a valorar de primera mano los beneficios de adquirir estos servicios sin comprometer recursos permanentes como ampliación de su staff gerencial.

No menos importante es señalar con base en mi experiencia, que la llegada de un gestor ajeno a la organización ha impactado en el desempeño comercial de la organización, elevando notablemente el volumen de ingresos. Ese tema tan interesante lo ampliaré en una próxima entrega.